Работникам можно разослать электронные расчетные листки, например, по электронной почте или скайпу. Мы расскажем, как это сделать.

Теперь электронные расчетные листки разрешил выдавать и Минтруд. Ранее суд уже признавал правомерной выдачу расчетных листков в электронном формате. Например, когда работодатель предоставлял сотрудникам логин и пароль для доступа к ресурсу, где каждый из них мог получить информацию о своем заработке в электронном виде и распечатать ее (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24 июня 2014 г. по делу № 33-5183/2014).

• Важная статья:

Как правильно выдать расчетные листки

В законодательстве не сказано, каким способом передать расчетные листки. Их можно как распечатать на бумаге, так и направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ. Расчетный листок в электронном виде можно отправить по электронной почте, открыть в специальной программе, выложить в личном кабинете или на личной странице работника в интернете.

Чтобы выдать работникам электронные расчетные листки, бухгалтерия должна прописать способ в том локальном акте, который утвердил форму расчетного листка (письмо Роструда от 27 декабря 2016 г. № ПГ/36563-6-1). Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов: в трудовом или коллективном договоре, локальном акте работодателя.Формулировка может быть такая:

Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, которая установлена в приложении к настоящим Правилам.

Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников. Предупреждать сотрудников о поправках за два месяца не надо, так как изменения не ухудшают их положения (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Не у всех работников есть электронная почта и доступ в интернет. Поэтому полностью исключать бумажные документы не стоит. Оставьте оба способа извещения. Это тоже не противоречит кодексу.

Как заполнять электронные расчетные листки

Приведем бланк и образец заполнения расчетного листка (см. образец). Эту форму можно рассылать в электронном виде. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например из 1С.

Образец. Как заполнить расчетный листок

Как подтвердить выдачу

Чтобы подтвердить выдачу электронных расчетных листков, нужно настроить отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Когда сотрудник получит такое письмо и откроет, придет электронное подтверждение. В архив нужно сохранить отправленные сообщения с расчетными листками. В таком случае бухгалтер сможет быстро найти нужное письмо.

Если трудовая инспекция обнаружит, что бухгалтерия не выдавала расчетные листки, учреждение оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. За нарушение трудового законодательства должностные лица могут заплатить штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторную ошибку работодателю придется перечислить в бюджет 70 тыс. руб., а руководителя и вовсе могут дисквалифицировать.

Специально для сайта www.сайт

Туршина Анастасия Михайловна, юрисконсульт

На основании ч.ч. 1, 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) работодатель при выплате заработной платы обязан предоставлять работнику расчетный листок, в котором должна содержаться следующая информация:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

При этом форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем. Использование неутвержденной формы расчетного листка является нарушением норм трудового (см., например, Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75‑АД10‑3).

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ расчетный листок должен предоставляться работникам в письменном виде. Вопрос предоставления работникам расчетных листков по электронной почте, в том числе в виде направления электронного письма самому работнику, в законодательстве не рассматривается. Также отсутствуют официальные разъяснения по данному вопросу.

Правомерность предоставления работникам расчетных листков по электронной почте в судебной практике не рассматривается.

В то же время имеется судебная практика, в которой суд признал, что предоставление расчетных листков в электронном виде правомерно. Однако в этих случаях расчетные листки не направлялись по электронной почте, ознакомление с ним сотрудников происходило путем доступа к специальной программе, для чего каждому сотруднику выдавался логин и пароль (см., например, Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 24.06.2014 по делу № 33-5183/2014, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Несмотря на то, что такой порядок признается судами соответствующим нормам ТК РФ, его использование не исключает претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Например, имеется судебное дело, в котором организация обжаловала предписание Государственного инспектора труда о необходимости представления расчетных листков работникам. При этом все сотрудники организации в любое время могли ознакомиться со своими расчетными листками в специальной программе, для чего каждому сотруднику был предоставлен личный логин и пароль, разъяснена подробная инструкция по работе в программе, каждый работник мог распечатать расчетные листки за счет работодателя неоднократно и в любое время. Сотрудникам, которые не имеют компьютеризированного рабочего места, также были предоставлены логины и пароля для доступа в программу и возможность ознакомления с расчетными листками через компьютеры общего пользования или компьютеризированные места коллег. Суд признал такой порядок соответствующим трудовому законодательству и признал постановление Государственного инспектора труда незаконным (Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33-4740/2013).

Таким образом, можно сделать вывод о том, что предоставление сотрудникам расчетных листков по электронной почте может повлечь за собой привлечение организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Бумажные расчетные листки можно не заполнять. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

• Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

• Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

• в трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

Как настроить рассылку расчетных листков сотрудникам по электронной почте в программе 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1?

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) редакции 3.1 реализована возможность рассылки расчетных листков сотрудникам по электронной почте – но немногие об этом знают.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. При этом порядок и способы информирования сотрудников в ТК не определены.

В своем письме от 18.03.2010 N 739-6-1 Роструд разъяснил, что расчетные листки должны "выдаваться" работникам. А способ выдачи может быть утвержден работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте. Например, это может быть рассылка расчетных листков по электронной почте.

Рассылка настраивается двумя способами:

• Непосредственно из отчета «Расчетный листок» по кнопке «Еще» – «Отправить» – «Создать рассылку отчетов…»;
• В разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Рассылки отчетов».

Рассмотрим более подробно, как это сделать на примере второго варианта:

Настройка учетной записи электронной почты

Для начала необходимо создать учетную запись электронной почты, с которой будет происходить рассылка. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование» - Органайзер – Настройка системной учетной записи.

Рисунок 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Настройка параметров

Рисунок 2 (нажмите, чтобы увеличить)

Создание настроек для рассылки

По кнопке «Создать» формируем документ для создания и настройки рассылки. Настройки должны быть следующие:

Отправлять: свой отчет для каждого получателя (как правило, для массовой рассылки выбирается этот вариант). Для получения расчетных листков необходимо в карточке каждого сотрудника по ссылке «личные данные» указать адрес его эл. почты.

Получатели: физические лица.

Подобрать: выбрать отчет «Расчетный листок».

В настройках отчета указать в качестве периода прошлый месяц, по сотруднику установить отбор по значению «Получатель» с помощью кнопки «указать получателя рассылки»

Рисунок 3 (нажмите, чтобы увеличить)

При необходимости можно настроить расписание для отправки.

Рисунок 4 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке доставка выбрать нужных получателей.

Рисунок 5 (нажмите, чтобы увеличить)

На вкладке «дополнительно» можно добавить файлы в архив и присвоить пароль для повышения конфиденциальности.

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

О размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

О размерах и об основаниях произведенных удержаний;

Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда .

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте .

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

В личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

На личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.